Wanneer mense se omstandighede verander en hulle moet verhuis na 'n kleiner omgewing, is die probleem gewoonlik: waarheen met die familie-dokumente en erfstukke? 'n Mens kan dit tog nie weggooi nie?!
'n Persoon met 'n stokperdjie is dalk 'n versamelaar van boeke of seëls; hy is 'n fotograaf; of dit is 'n persoon wat plakboeke maak van uitknipsels.
OF
Die persoon is/was 'n navorser: al die navorsing vir 'n publikasie was harde werk, wat 'n mens nie sommer weggooi nie.
OF
'n Persoon het 'n belangrike posisie in die samelewing beklee - was 'n politieke figuur, akademikus of voorsitter van 'n kultuurorganisasie, met al die gepaardgaande dokumente en foto's wat daarmee verband hou.
Ongelukkig het daar met die eeuwending saam 'n verandering in belangstelling by die jonger geslag plaasgevind. Hulle stel net nie meer in dieselfde dinge belang nie; het geen erg aan dokumente, Familiebybels en items wat dateer uit die Boere-oorlog en vroeë 20ste eeu nie. Hulle probleem is gewoonlik ook 'n gebrek aan spasie om die items te berg en boonop is baie van ons nageslagte tans expats oorsee.
1. Instansies soos argiewe en biblioteke
Versamelbeleid
Elke instansie het 'n spesifieke doel vir sy bestaan en gepaardgaande daarmee, 'n versamelbeleid. By die Erfenissentrum se argief en biblioteek word daar chronologies en tematies gefokus op die Suid-Afrikaanse geskiedenis in die breë en die kultuurgeskiedenis van die Afrikaanse kultuurgemeenskap in die besonder. Genealogiese navorsingsbronne oor Suid-Afrikaanse families word ook versamel. Items wat aangewins word moet binne die tematiese fokus van die biblioteek val. Dit is die taak van die bibliotekaris/argivaris om toe te sien dat die versameling op die ou end gebalanseerd is en elke tydperk/aspek goed genoeg gedek word.
Ander aspek van die versamelbeleid:
Duplisering van items wat elders vir die nageslag bewaar bly, word vermy. Die Erfenis-sentrum neem kennis van ander bestaande instansies wat hulle op spesifieke spesia-liteitsvelde en temas toespits en sal hom dus sover moontlik daarvan weerhou om materiaal te aanvaar wat by 'n ander instansie tuishoort.
Die materiaal moet inherente navorsingswaarde besit.
'n Maksimum van twee tot drie kopieë van 'n enkele item word aanvaar - afhangende van hoe skaars dit is en hoe die aanvraag daarna is. Die rede is dat die Erfenissentrum biblioteek en argief beperkte ruimte het.
Materiaal word slegs aanvaar indien dit in 'n goeie toestand is, of dit moet van só 'n aard wees dat dit die restourasie daarvan regverdig. Restourasieprosesse is duur; items wat besmet is met fungi, myte of ander organismes, moet eers deur 'n proses van "sterilisasie" gaan.
Instansies moet poog om hulle gebruikers (die navorsers), sowel as die skenkers gelukkig te hou. Dit is egter die gebruiker se sy behoeftes wat die bestaansreg van die instansie (en dus ook die beleid) die meeste beïnvloed. Skenkers sal dus dikwels teleurgestel word en besef dat instansies nie 'n bankkluis "vir veilige bewaring" is nie - al is die naam ook "die Erfenisstigting" en al roem die Erfenisstigtign ook daarop dat hy hom beywer vir die veilige bewaring van ons kultuurerfenis.
2. Vra die regte vrae
Om die probleem aan te spreek, moet daar begin word om die regte vrae te vra:
a) Is die materiaal van nasionale, streeks-, vak- of groepsbelang, familiebelang, of slegs van persoonlike belang?
Voorbeeld: 'n Bybel wat van nasionale belang sou wees, is Piet Retief se Familiebybel; van vakbelang is van die oplaag van die eerste Bybel wat in Afrikaans gedruk is; van familiebelang: die Schoeman-familie van Mooinooi se Familiebybel met die geslagsregister voorin; van persoonlike belang: my pa se Bybel, waar sy volle name en geboortedatum ingeskryf is.
b) Hoe baie van hierdie tipe materiaal bestaan daar in Suid-Afrika - hoe skaars is dit?
Voorbeeld: Hoeveel koerante word op 'n dag gedruk? As jy nou 'n koerant in die huis het met 16 Desember 1938 daarop - is dit uniek? Moontlik, maar nie noodwendig nie.
c) In watter toestand is die materiaal? Die koerant is dalk gevou en onleesbaar op die vou; heeltemal geel en as jy hom oopvou, val dit feitlik uitmekaar. Die boek se titelblad is weg; daar is los blaaie, vol mufkolle en bruin vlekke van die swamme. Sulke materiaal is nie aanvaarbaar vir 'n instansie nie en moet eers gerestoureer word.
3. Waarheen?
a) Indien 'n item van nasionale belang is, hoort dit in 'n nasionale argief of universiteits-biblioteek. Vra gerus daardie vakkundige personeel om advies.
b) Indien die item van spesifieke vakkundige of groepsbelang is, hoort dit waarskynlik in 'n spesiale biblioteek of argief, of by spesifieke staatsinstellings. Voorbeelde van sulke plekke is die Oorlogsmuseum in Bloemfontein (Anglo-Boere-oorlog), die Voortrekker-monument Erfenissentrum (Groot Trek, Voortrekkermonument, Suid-Afrikaanse geskiedenis of kultuurgeskiedenis; 'n spesiale musiekbiblioteek (bv. Domus op Stellenbosch) ens. Telkom se argief versamel bv. spesiale telegramme en geskied-kundige posstukke.
c) Indien 'n item van familiebelang is, hoort dit by 'n genealogiese versameling, familiebond of ander familielede. Raadpleeg ook GISA of GGSA.
d) Indien 'n item slegs van persoonlike belang is, moet die eie kinders daarvoor verantwoordelikheid neem. Die alternatief: begrawe dit saam in die graf! Dit mag wreed klink, maar selfs 'n biblioteek het as deel van die professionele proses, die afskryf van items. Daar is 'n tyd wat bv. 'n plakboek vir niemand meer waarde het nie, behalwe vir die persoon wat dit gemaak het.
Vra gerus die advies van kundige persone om te help met die evaluering van die items.
e) Indien 'n boek/dokument/foto onherstelbaar beskadig is en dit is nie uniek of van groepsbelang nie, moet daar ook van ontslae geraak word. Restourasie sal nie die geld werd wees nie.
f) Items wat wel vir andere nog van belang kan wees en nie deur instansies aanvaar kan word nie, kan verkoop word aan tweedehandse boekhandelaars of d.m.v. goeie afslaers soos Bernardi's. 'n Ander uitweg is ook om dit te skenk aan welsynsinstansies of die Erfenisstigting, ter wille van verkope om fondse te in.
4. As die items behoue bly in die familie ...... hoe verder?
4.1 Sorteer en beskryf dit
Kry eerstens 'n oorsig oor die totale versameling - behels dit slegs een tydvak/aspek uit 'n persoon se lewe? Is daar persoonlike items tussen vakkundige items? (Vakkundige items kan bv. verwys word na 'n instansie toe.)
Dit is noodsaaklik dat daar eers 'n inventaris opgestel word van die items/dokumente, soos wat deur die versameling gewerk word. Dit is handig om dit van meet af aan in Excel-formaat te doen; dan kan dit later rekenaarmatig gesorteer word. Dit is noodsaaklik om datum, plek en/of persone en gebeurtenis neer te skryf - altyd in dieselfde volgorde, sodat die rekenaar die inskrywings chronologies en alfabeties kan rangskik.
Indien die persoon beskikbaar is, moet hy/sy help om die items/dokumente in tydperke te plaas en veral die foto's te benoem: skryf die datum, persone, plek of gebeurtenis agter op die foto in potlood.
4.2 Identifiseer tydperke/onderwerpe
Nadat 'n oorsig verkry is en elke dokument/item aangeteken is op die inventaris, kan 'n raamwerk opgestel word van tydperke of onderwerpe wat betrekking het op die persoon se lewe, bv.
Groep 1: Persoonlike items
Groep 2: Vroegste tydperk waarvan daar dokumentasie is bv. studentelewe
Groep 3: Tydperk 2: Bv. betrokkenheid by kerklike lewe ('n predikant)
Groep 4: Tydperk 3: Bv. betrokkenheid by kultuurorganisasie
Groep 5: Tydperk 4: Bv. betrokkenheid by politieke lewe
Groep 6: Tydperk 5: Afsterwe, begrafnis ens.
Onthou dat "tydperke" nie altyd afgemeet kan word nie en soms oorvleuel, of daar kan wat sekere aspekte betref, 'n lewenslange betrokkenheid wees.
4.3 Tipes media
Binne elke tydperk sal daar tipes media wees, bedoelende briewe, dokmente, foto's, koerantknipses ens.
Daar word 'n vaste patroon van rangskikking geskep - elke tipe in 'n ander omslag bv.
a) korrespondensie
b) dokumente - notules van vergaderings waar die persoon betrokke was, toesprake, artikels ens. (Dokumente wat deur die persoon self geskep is, sowel as dokumente/items wat hierdie persoon geraadpleeg het en wat 'n invloed op sy denke gehad het.)
c) foto's
d) koerantknipsels
e) sertifikate, toekennings, gelukwense
4.4 Benoeming van items
Elke item wat in die inventaris opgeteken is, word nou ingedeel in 'n tydperk en die tydperk word as eerste deel van die beskrywing genoem. Sodoende kan elke tydperk se items bymekar gesorteer word.
Die volgende stap is om afkortings vir die verskillende tipes media te skep, bv.
K vir korrespondensie,
P (produkte) vir al die persoon se pennevrugte of insette by bv. vergaderings,
F vir foto's,
M vir mediaberigte oor hom en
T vir toekennings, gelukwense ens.
Die laaste gedeelte van die benoeming is die jaartal en maand (waar van toepassing). Die jaartal kan afgekort word indien daar as inleiding tot die inventaris 'n paragraaf geskryf word om die jare af te baken waarbinne die versameling val, bv. 1940 - 1963. Die jaar en maand van 'n item kan dan beskryf word as 42-06 - Junie 1942. Die jaar word altyd eerste genoem en daar word altyd twee syfers gebruik bv. 03. Indien daar heelwat briewe in dieselfde maand geskryf is, word dit natuurlik verder geïdentifiseer deur die dag by te voeg.
In 'n kolom wat die beskrywing voorafgaan, word 'n kode vir die item geskep bv. 3/k/42-06 sal beteken: 'n brief, gedateer Junie 1942 uit tydperk 3.
4.5 Inventaris
Die inventaris word afgerond deur 'n kort biografie van die persoon, 'n beskrywing van die tydperke in die persoon se lewe wat gedek word en 'n kort inhoudsopgawe of beskrywing van die tipe items wat neergeskryf is. Daarna volg die tabelle met in die eerste kolom, die nommer van die argiefdoos of album waarin die items geplaas is, tweedens die kode vir die beskrywing van die item (wat numeries en alfabeties gerangskik word in korrekte volgorde deur die rekenaar) en laastens die volledige beskrywing van die item.
5. Familieplakboeke, -stories en publikasies
Lede van GGSA is gewoonlik goed gekonfyt in die maak van plakboeke en weet dat die woord "suurvry" van kardinale belang is. Gebruik suurvrye papier vir albums, polipropylene-sakkies vir foto's en briewe in die plek van plastiek en fotohoekies, eerder as gom.
Enige koerantpapier het 'n baie hoë gehalte suur en koerantkinpsels moet altyd gebuffer word met suurvrye papier - sneespapier ("tissue paper") wat vir juweliers-ware gebruik word, is redelik suurvry.
6. Die opskryf van familiegeskiedenis en stories:
Voer gerus onderhoude met mense wat op band opgeneem word en kry iemand wat bereid sal wees om dit te tik of selfs met die hand neer te skryf. Familiegeskiedenis of selfs stories wat aan kinders oorvertel is of insidente, is waardevol vir die nageslag.
Kinders sal eerder 'n familie-album of gepubliseerde briewe en foto's bewaar, as appeldose en skoendose vol los items. Dit is nie altyd nodig om 'n uitgewer te gebruik vir familiepublikasies nie; selfpublikasie is deesdae moontlik m.b.v. pasgemaakte rekenaarprogramme, of selfs deur 'n drukker te betaal vir 'n klein oplaag. Verskeie fasiliteite bestaan vandag vir kleiner drukwerk.
7. Hoe pas ek die items op?
Die beste manier om foto's en verhale/briewe te bewaar, is om dit te skandeer/ met 'n digitale kamera af te neem en te publiseer. Veral kleurfoto's verbleik gou. Digitale inligting kan op kompakskywe of DVD's bewaar word (selfs eksterne hardeskywe van rekenaars), maar dit moet voortdurend gemigreer word na die jongste sagteware om vir bv. 50 jaar toeganklik te kan wees. Boonop is enige ander medium as papier (behalwe mikrofilms wat onder die regte omstandighede geberg word) meer kwesbaar en kan daar maklik skade kom, wat toegang tot die inligting verhinder of dit vernietig.
Papier/foto's moet onder redelik konstante en koel temperatuur geberg word en die humiditeit moet ook nie te hoog of te laag wees nie. Ideaalgesproke is temperature van 18-20 grade C en 'n humiditeitslesing van 50 reg. Let op dat daar sirkulasie van lug moet wees - dus nie gelamineer nie (veral nie in plastiek nie). Dokumente in 'n toe kluis of houtkis, wat hoë somertemperature moet weerstaan, kan maklik muf a.g.v. die kondensasie van die warm lug. Vernis of verfdampe is ook skadelik vir papier. (Professionele argiewe lamineer dokumente in poliviniel - Melinex of Mylar, met oop kante vir sirkulasie.)
Dokumente/koerante moet nie gevou word nie - die skrif raak onleesbaar op die voumerke en droë lug wat die papier bros maak, veroorsaak skeure op die voue. Alle metaal (kramme, kopspelde en papierknippe) moet verwyder word; so ook gomlastiekrekkies.
Ultravioletstrale is skadelik vir papier en so ook stofmyte. (Alhoewel gemufde dokumente, nadat dit met 'n sagte kwas skoongemaak is, vir 'n kort tydperk in die son "gedokter" kan word.) Bewaar dokumente dus binne suurvrye papier in plat dose, gemaak van suurvrye karton. (Gebruik koue lym as hegmiddel.) Hanglêers is ook 'n moontlikheid. Daar kan selfs van Coryx (geriffelde poliviniel, by hardewarewinkels te kry) houers gemaak word om foto's of dokumente in te bêre. Die bruin kartonhouers wat in die handel te koop is, is redelik suurvry.
Gebruik handskoene (katoen is die beste, maar sjirurgiese handskoene is ook goed) wanneer foto's, CD's en papier hanteer word. Vingermerke veroorsaak vetterige kolle en die suur in die vel bevorder die groei van fungi - bruin koklle.
Geskryf deur Riëtte Zaaiman
